Para clínicas de estética e harmonização de Londrina e região · O que está incluso
Sistema para clínica de estética em Londrina do termo assinado ao lote aplicado
O sistema para clínica de estética em Londrina que desenvolvemos junta o que hoje está em papel, planilha e galeria de celular: anamnese, termo de consentimento, fotos de acompanhamento, pacotes de sessões e o lote de cada produto aplicado. Cada profissional registra a própria área, e a cliente é a mesma em todas as telas.
- Ficha e termo separados por procedimento
- Foto clínica com acesso restrito a quem atende
- Lote e validade ligados a cada aplicação
O problema
A cliente é uma só. O histórico dela está em cinco lugares.
Numa clínica de estética, cada atendimento deixa um rastro diferente. A anamnese é preenchida em papel na recepção, o termo de consentimento vai para uma pasta e as fotos de antes ficam na galeria do celular de quem aplicou, junto com as fotos da família.
Então a cliente liga dizendo que comprou dez sessões de drenagem e acha que ainda restam quatro. A planilha mostra duas. Ninguém sabe qual sessão foi lançada e qual ficou só na memória da recepção.
O caso mais sério é a reação a um preenchedor. Qual lote foi aplicado nela, em que data e por quem? Se a caixa já foi descartada, essa resposta simplesmente não existe.
No fim do mês, a comissão de cada profissional sai de uma conta manual que cruza agenda, pacotes e produtos usados. E o programa genérico de clínica não entende cabine, aparelho de laser disputado nem sessão descontada de um pacote.
O que está incluso
O que entra no sistema para clínica de estética em Londrina
Os módulos são definidos no levantamento, com a direção e o responsável técnico. Estes são os que a rotina de estética mais pede.
- Ficha de anamnese estética digital, com alergias, medicamentos em uso, procedimentos anteriores e contraindicações
- Termo de consentimento por procedimento, assinado pela paciente na tela ou por link, com data, hora e versão do texto
- Autorização de uso de imagem em documento separado, que a paciente pode revogar
- Fotos de acompanhamento anexadas ao prontuário, visíveis só para quem atende a paciente
- Agenda por sala, equipamento e profissional, com o horário liberado só quando os três estão livres
- Pacotes de sessões com saldo, validade e baixa a cada atendimento realizado
- Estoque de produtos e injetáveis com lote, validade, registro na Anvisa e alerta de vencimento
- Lote aplicado gravado no atendimento, com busca de todas as pacientes que receberam aquele lote
- Comissão por profissional calculada por procedimento, sessão ou produto, na regra que a clínica definir
- Lembretes de retorno e manutenção, com envio por WhatsApp avaliado no projeto
Benefícios
O que muda na rotina da clínica de estética
Cada procedimento deixa um registro completo: quem fez, onde, com qual produto e com qual autorização.
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Lote localizado em minutos
Se um lote for recolhido ou uma paciente tiver reação, a busca mostra quem recebeu o produto, quando e com quem. A RDC Anvisa nº 63/2011 inclui a rastreabilidade na gestão das tecnologias do serviço de saúde.
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Foto clínica não vira foto de divulgação
A foto de acompanhamento é registro de saúde e fica no prontuário, sem download livre. Usar a imagem em rede social é outra finalidade, que pede autorização própria da paciente e segue a regra do conselho de quem executou.
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Termo encontrado na hora
O termo assinado fica preso ao atendimento, com a versão exata que a paciente leu. Nada de procurar papel na pasta quando ela volta com uma dúvida meses depois.
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Saldo de sessões sem discussão
O controle de pacotes de sessões dá baixa a cada atendimento, com data e profissional. A recepção mostra à cliente o extrato do pacote em vez de discutir com base na memória.
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Laser e cabine sem conflito
A agenda por sala e equipamento impede marcar dois procedimentos no mesmo aparelho. Se o laser está em manutenção, os horários que dependem dele ficam bloqueados.
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Comissão fechada sem planilha paralela
Procedimentos, sessões de pacote e produtos vendidos entram no cálculo de cada profissional conforme a regra combinada. O relatório sai pronto para conferir.
Para quem é
Para quem é o software para clínica de estética
Um sistema para estética e harmonização faz sentido quando profissionais de conselhos diferentes dividem as mesmas clientes, salas e produtos.
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Clínicas com equipe mista
Médico, dentista, biomédico e esteticista no mesmo endereço. Cada um registra e assina a própria parte do prontuário, e o acesso segue a função de cada pessoa.
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Consultórios de harmonização orofacial
O Código de Ética Odontológica pede prontuário preenchido em cada avaliação com data, hora, assinatura e número no CRO. A ficha do sistema já nasce com esses campos.
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Centros de estética com esteticista responsável
A Lei nº 13.643/2018 atribui ao esteticista e cosmetólogo o programa de atendimento, com as técnicas e a quantidade de aplicações. No sistema, esse programa vira o pacote com saldo.
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Estética corporal com aparelhos
Criolipólise, radiofrequência e laser com agenda própria por equipamento, contagem de sessões e registro de parâmetros quando a clínica quiser.
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Salões com cabine de estética
Quando a limpeza de pele e a depilação a laser passam a dividir espaço com o salão, a ficha da cliente e os pacotes deixam de caber na agenda de cabelo.
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Como funciona
Da lista de procedimentos ao primeiro fechamento de comissão
O sistema entra por partes. Estoque e pacotes só são ligados depois que a contagem física confere com o que foi importado.
- 1
Mapa de procedimentos e documentos
Listamos cada procedimento, quem executa, a ficha e o termo que ele exige, os equipamentos envolvidos e as regras de pacote e comissão.
2 a 3 semanas
- 2
Protótipo das fichas e da agenda
A equipe testa a anamnese, o termo na tela e a agenda por sala e aparelho num protótipo clicável. O responsável técnico aprova os campos.
2 semanas
- 3
Desenvolvimento por módulos
Agenda e prontuário costumam vir primeiro. Depois entram fotos, pacotes, estoque com lote, comissão e lembretes, cada um liberado para teste.
8 a 14 semanas
- 4
Contagem de estoque e migração
Importamos clientes e saldos de pacotes. O estoque entra a partir de uma contagem física, com lote e validade conferidos produto por produto.
1 a 3 semanas
- 5
Treinamento e primeiro mês
Treinamento por função e acompanhamento até o primeiro fechamento mensal de comissão, que é quando as regras são postas à prova.
4 a 5 semanas
Dúvidas
Perguntas frequentes
Dúvidas de quem procura sistema para clínica de estética em Londrina.
Qual a diferença entre a foto do prontuário e a foto de antes e depois?
A foto de acompanhamento serve para avaliar a evolução do tratamento e faz parte do registro clínico, com acesso restrito. Publicar a mesma imagem é outra finalidade. A LGPD trata dado de saúde como sensível e pede consentimento específico e destacado, que pode ser revogado. Os conselhos também têm regras próprias para divulgação, como o termo exigido pelo CFBM. Por isso o sistema guarda as duas autorizações separadas e registra a revogação.
O sistema registra o lote do produto aplicado na paciente?
Registra. O produto entra no estoque com lote e validade, e no atendimento o profissional escolhe o lote usado. A RDC Anvisa nº 63/2011 manda o serviço de saúde gerir suas tecnologias com rastreabilidade (art. 54) e manter registro de eventos adversos e queixas técnicas ligados a produtos (art. 23, XIV). O sistema dá a base, e o lançamento correto continua sendo rotina da equipe.
Por quanto tempo a ficha e as fotos precisam ser guardadas?
A Lei nº 13.787/2018 só permite eliminar prontuários em papel e digitalizados depois de, no mínimo, 20 anos do último registro. Para o médico, a Resolução CFM nº 1.821/2007 prevê guarda permanente do prontuário eletrônico. Por isso o sistema não apaga registros clínicos sozinho. A política de retenção é definida com o responsável técnico e fica descrita na proposta.
Esteticista também registra atendimento no sistema?
Sim. A Lei nº 13.643/2018 não fala em prontuário, mas atribui ao esteticista e cosmetólogo o programa de atendimento, com técnicas e número de aplicações, e manda informar à cliente as técnicas e os produtos usados. A RDC nº 63/2011 atribui o registro em prontuário a quem atende no serviço de saúde. No sistema, a esteticista preenche a ficha, o plano de sessões e os produtos de cada atendimento.
Médico, dentista e biomédico podem usar o mesmo sistema?
Podem, cada um com login próprio e registro assinado. O Código de Ética Odontológica exige data, hora, nome, assinatura e número no CRO em cada avaliação. Para o prontuário médico dispensar o papel, a Resolução CFM nº 1.821/2007 exige o nível de segurança NGS2, com assinatura digital ICP-Brasil. Os requisitos de cada conselho entram no levantamento e definem os campos e a assinatura de cada perfil.
Como o sistema trata falta, desistência e validade dos pacotes?
Do jeito que a clínica definir e deixar escrito no contrato com a cliente. Falta sem aviso pode consumir a sessão ou não, o pacote pode ter prazo de uso e a desistência pode gerar crédito. Essas regras são configuradas no levantamento, e cada baixa fica registrada com data e responsável, o que ajuda a resolver dúvidas.
Onde está o lote que você aplicou na semana passada?
Mande a lista de procedimentos, quem executa cada um, quantas salas e aparelhos a clínica tem e como pacotes e estoque são controlados hoje. A conversa começa por aí, e a proposta chega por escrito.
Atendimento de segunda a sexta, das 08:00 às 18:00.